30 novembre 2011

On ne rigole pas avec les stagiaires !

Lorsqu’un jeune étudiant ou une jeune étudiante débarque en entreprise pour faire un stage, on assiste parfois à deux extrêmes. Soit c’est un boulet, soit ça dépote grave, et le stagiaire est aussi efficace qu’un employé, et parfois même plus. C’est ce deuxième aspect, souvent oublié, que je vais aborder ici.

Le stagiaire efficace est à solliciter avec attention

  • Parce qu’il est stagiaire, l’employeur peut être amené à lui en demander beaucoup : c’est le phénomène du “stagiaire exploité”, qui travaille autant ou plus que les autres (mais qui n’est bien entendu pas payé pareil, hein, ce serait trop beau. Bref.).
  • Parce qu’il est stagiaire et efficace, il a généralement envie d’apprendre. Donc il accepte ce qu’on lui demande de faire, il le fait, et ne se sent pas particulièrement “exploité”.
Jusque là, TOUT VA BIEN. L’employeur est content de disposer d’un collaborateur efficace à moindre coût, et le stagiaire est content de réaliser un stage où il ne s’ennuie pas et où, potentiellement, il apprend beaucoup. C’est pas beatiful ça, hein?

Sauf que certains éléments semblent très souvent échapper aux employeurs...

  • un stagiaire n’est jamais là pour très longtemps (3 à 6 mois en général, parfois un peu plus...)
  • un stagiaire peut quitter son poste plus facilement qu’un employé (même si les conventions de stage sont des contrats à part entière qui peuvent donc comporter des clauses spécifiques sur ce point, il est toujours plus simple de claquer la porte quand on est stagiaire. En plus, le stagiaire étudiant n’a pas les mêmes contraintes qu’un employé, comme payer son loyer et tutti quanti, car ses parents sont potentiellement encore là pour l’aider au quotidien)
  • les conventions de stage ne contiennent pas forcément des clauses de confidentialité (je parle d’expérience)

Résultat ?

  • certains employeurs n’anticipent absolument pas le départ du stagiaire (qui peut être précipité). Par conséquent, tous les sujets qu’il prenait en charge ne peuvent pas être repris, par manque de compétences (syndrome du stagiaire “geek” qui développe des macros VBA qu’il est le seul à pouvoir maintenir) ou manque de temps (un stagiaire est souvent aussi efficace qu’un employé au bout de quelques mois, et parfois certaines missions qui lui sont confiées sont du niveau d’un employé, donc cela supposerait de créer un poste).
  • certains stagiaires sont parfois en possession d’informations confidentielles alors qu’ils ne sont pas engagés par une clause de confidentialité, ce qui n’est quand même pas l’idéal en terme de gestion du risque.
  • les stagiaires n’ont pas forcément accès à certains modules de formation ayant une finalité de sensibilisation sur des problématiques de conformité ou de sécurité, ce qui pose encore ici le problème de la gestion du risque.
Sans doute certains employeurs, ravis de leurs stagiaires, sont persuadés que ces derniers accepteront leurs propositions d’embauche à bras ouverts, ce qui justifie la non anticipation de leurs départs.

Mais le stagiaire est parfois à la recherche d’autre chose après son stage...

  • se faire embaucher après son stage n’est pas facile à vivre, vis à vis des autres employés de l’entreprise. Il faut se faire une place et se détacher de l’image du stagiaire  pour être considéré comme un employé comme un autre.
  • un stagiaire peut aussi avoir envie d’aller voir ailleurs ! Et découvrir d’autres entreprises, d’autres modes de fonctionnement, d’autres cultures... Et puis le stagiaire peut en avoir raz le bol !
  • heu... un stagiaire peut tout simplement avoir envie de poursuivre ses études et ne pas commencer à travailler tout de suite !
Du coup, si vous êtes amenés à solliciter un stagiaire dans votre travail, restez attentif. Il est important de rester à l’écoute de ses projets, et de bien contrôler ce qui est fait (attention, rien de péjoratif dans le terme “contrôler”) pour s’assurer que tout ce qui est mis en place peut être maintenu si ce dernier est amené à quitter l’entreprise.

25 novembre 2011

Ma plus grande peur au travail ...


C'est pour ça que j'ai TOUJOURS mon téléphone portable sur moi, au cas où...

20 novembre 2011

J’ai un collègue fumeur

Bon c’est pas pour faire une généralité, mais j’ai remarqué ça chez quelques collègues. C’est comme si la pause cigarette n’était pas considérée comme une vraie “pause”, mais comme un break dans le temps de travail exigé par un besoin naturel. Comme si on allait aux toilettes quoi.

Au boulot, on a une astreinte téléphonique à assurer à tour de rôle. Et très souvent, mon cher collègue souhaite prendre une pause cigarette pendant son astreinte. Ce qui est assez hilarant, c’est qu’il vient me voir pour me demander si je peux assurer la réception des appels, en prenant un air implorant, et me demande :

“Tu me laisses 15 minutes pour aller fumer ?"
Et son visage donne l’impression qu’il est en train de me dire : “Tu me laisses 15 minutes pour que j’aille me faire me faire ma piqûre d’insuline ?”

Après, quand je pars du boulot le soir, il est encore là à travailler. Complètement débordé. Ah je n’ai peut-être pas précisé : il doit prendre au moins 5 pauses cigarettes dans la journée. Heu ça fait 1h15 de pause... Du coup on pourrait partir du boulot en même temps.

Fumer, c’est du temps perdu. Ne pas fumer, c’est du temps gagné. Alors, ne fumez plus. Pour ceux qui ne connaissent pas : http://www.youtube.com/watch?v=Kv5aUuMqPD4

19 novembre 2011

Créer son entreprise : 10 petits conseils à méditer

Il y a quelques années, je m’étais lancé dans cette aventure avec des amis. Soyons pragmatiques : on s’est plantés. 1 an, 3 clients. Il ne s’agissait pas d’un manque de motivation (encore que... l’implication n’était pas la même pour chacun de nous), mais plus d’un manque d’expérience et de maturité.

Quoi qu’il en soit, avec du recul, je prends conscience des différentes erreurs qu’on a commises. J’aimerais les partager avec vous ici, avec quelques autres idées. Il ne s’agit pas d’une feuille de route, d’une check-list, ni d’un kit “comment créer sa boite”, mais juste quelques pistes de réflexion pour ceux qui envisagent de se lancer à leur compte...


La plupart des points abordés vous paraîtrons certainement évidents. Mais ce n’est pas parce que ça paraît évident que tout le monde y pense, et l’applique au quotidien. Pour en rajouter une couche, je mentionnerai Robert Shiller qui pendant un de ses cours de finance de marché donné à l'université de Yale (et pour illustrer le fait que ce qui paraît simple ne l’est pas forcément), évoquait le fait que les Mayas n’utilisaient pas la roue, mais que des jouets d’enfants Mayas possédaient des roues. Voila, c’est dit.

Avant de commencer, il convient de mentionner le fait que j’ai volontairement passé sous silence la problématique fondamentale du business model, d’autres en parleront bien mieux que moi. Je vous renvoie sur cette présentation (en anglais) que je vous recommande très très fortement de consulter.

Conseil n°1

Avant de créer son entreprise, commencez peut-être par travailler pour une entreprise


Ce conseil s’adresse surtout aux jeunes entrepreneurs qui se lancent dans cette aventure dès la sortie de l’école. Ça peut marcher. Mais d’une manière générale, ça aide énormément d’avoir été managé pour être manager. Ça aide pas mal de voir ailleurs comment une entreprise se structure, s’organise, et évolue. Il y a des choses que l’on n’apprend pas en école de commerce ou dans les livres. Et si on y est sensibilisé, l’impact n’est pas le même que lorsqu’on le vit. Ça peut donc valoir la peine de bien capitaliser sur ses expériences professionnelles pendant quelques années, et se lancer ensuite, avec sous le coude des bonnes pratiques, des méthodologies, des erreurs au compteurs, et un réseau.

Conseil n°2

Évitez de vous lancer avec des amis


Ça peut marcher. Mais si vous tenez à vos amis, ce n’est pas forcément une bonne idée. Entre amis, on n’ose pas dire certaines choses, on a peur de vexer. La hiérarchie est quelque chose de nécessaire. En cas de blocage, il faut quelqu’un pour taper du poing sur la table, pour trancher. Et entre amis, on a du mal à accepter cette hiérarchie. On préfère se dire qu’on nomme un gérant “parce qu’il en faut bien un dans les statuts, mais qu’il a les mêmes pouvoirs que les autres”. Mais au final, sans hiérarchie, ça déborde un peu.

ACTE 1, SCENE 1 - Réunion entre amis
COFONDATEUR 1 : Bon, on s’y met. Aujourd’hui faut que on se mette d’accord sur notre politique tarifaire, et comment on inclut le coût de transport.
COFONDATEUR 2 : Ouep.
COFONDATRICE 3 : Je propose que on fasse un tour de table et que chacun donne son avis. Je fait un tableau points forts / points faibles. Vous en pensez quoi?
COFONDATEUR 1 : Ça me va!
COFONDATEUR 2 : ** Game Over - Try Again **
CONFONDATRICE 3 : Non sérieusement ? Tu peux pas te concentrer deux minutes au lieu de jouer à Angry Birds?
COFONDATEUR 2 : Ho ça va hein
COFONDATEUR 1 : Franchement, ce serait cool que tu te concentre deux minutes là... Pose ton portable.
COFONDATEUR 2 : (parle dans sa barbe) ça y est il commence à jouer au petit chef...
COFONDATEUR 1 : Pardon ?
COFONDATEUR 2 : (ironique) Excusez moi monsieur le directeur, ça ne se reproduira plus
COFONDATRICE 3 : Pfffff...
(Oui, l’exemple est volontairement exagéré...)

Globalement, c’est facile pour personne :
  • c’est pas facile de manager un ami
  • c’est pas facile de se faire manager par un ami
Encore une fois, comme je le disais plus haut, ça peut marcher. J’ai volontairement caricaturé la situation pour mettre en avant qu’en fonction des personnes, de leur maturité, de leur motivations, de leur expérience, cette notion de hiérarchie dois être plus ou moins réfléchie.

Enfin, entre amis “cofondateurs”, c’est important de regarder dans la même direction et de s’assurer que tout le monde voit ce projet de la même manière. L’implication de chacun dépend aussi de l’ambition et des espoirs qu’on place dans un projet comme celui-ci...

Conseil n°3

Commencez toujours par la case départ, le client


Ça paraît évident dit comme ça, mais ce n’est pas systématiquement le cas. Les produits/services et les processus doivent être cohérents avec les attentes des clients. Il ne faut pas se poser la question de "comment je peux faire par rapport à ce que je sais faire" mais "comment dois-je-faire pour que les attentes des clients soient respectées, et ensuite voir si je suis en mesure de le faire".

Cela pose ici la question de la qualité : la sous-qualité est fatale, mais la sur-qualité n’est pas mieux. Je vous recommande fortement de lire ce document relatif au pilotage de la qualité qui fournit des pistes méthodologiques qui vont au delà des politiques qualité.

Conseil n°4

Revenez toujours à la case départ, le client, et touchez 20 000 francs


Le meilleur moyen de savoir si on s’est planté, c’est bien de rester à l’écoute de ses clients et de ses prospects, en instaurant un dispositif d’échange comme par exemple des enquêtes satisfaction, des sondages, des entretiens, pour identifier :
  • pourquoi un client est satisfait ou non satisfait
  • pourquoi un prospect devient client ou ne le devient pas
Il est alors intéressant de remettre en question ses produits/services et processus au regard de ces résultats. Avec quels outils ? Analyses quantitatives et qualitatives par exemple.

Conseil n°5

On ne peut pas tout savoir, mais on peut s’entourer de personnes qui savent


Oui encore une fois ça paraît évident. C’est quelque chose de difficile lorsque l’on se lance seul avec un budget limité, mais certaines dépenses sont parfois nécessaires. Je pense en particulier à tous les aspects comptables (établissement des comptes annuels, etc.), juridiques et réglementaires (rédaction des statuts, formalités d’immatriculation, démarches administratives liées à la gestion du personnel, etc.). Se faire aider sur ces sujets, c’est du stress et des sources d’inquiétudes en moins.

Conseil n°6

Soyez méthodique et structuré


Au quotidien, dans notre travail, on a tous au moins un exemple de collègue bordélique qui ne voit pas passer vos emails, qui laisse traîner des sujets, qui perd ses affaires... Qui n’écoute jamais ses messages sur son répondeur... Qui joue sur son téléphone pendant les réunions... AAAAHH!! Hum... Pardon...  Et parfois (mais moins souvent) un collègue super maniaque.  Chacun de son côté s’y retrouve. Mais quand il s’agit de travailler ensemble, ça passe où ça casse.

Bref. Tout ça pour dire que promouvoir et insuffler des méthodologies avec ceux qui nous accompagnent dans la création d’une entreprise ne peut pas faire de mal. Fixer un cadre est parfois rassurant, est n'est pas forcément l'ennemi de la flexibilité. Ce cadre n’est pourtant pas grand chose à mettre en place (en dehors de l’aspect “conduite du changement” à déployer sur les collègues bordéliques...), et commence simplement en formalisant les réunions via des ordres du jours et comptes rendus par exemple. C'est pas grand chose à faire, mais ça structure, ça formalise, ça officialise.

Être structuré, c’est aussi poser sur le papier ses processus en les modélisant, en les procédurant. Et encore une fois, être structuré ne signifie pas être cloisonné (il faut savoir remettre en question sa manière de travailler et ses processus), et cela ne signifie pas forcément refuser des méthodes plus “destructurées”, comme les brainstormings, ou l’introduction de plates-formes collaboratives sans trop procédurer leurs utilisations (forums, mircoblogging...).

Conseil n°7

Soyez cohérents


Bon, c’est LE gros truc qu’on vous apprend en école de commerce. Désolé pour le spoil. Encore une fois, ça tombe sous le sens dit comme ça, encore que... Être cohérent, s’est s’assurer que toutes les actions que l’on entreprend s’inscrivent bien dans une logique d’ensemble, et sont en adéquation avec la stratégie qu’on s’est fixée, son business model, ses valeurs, ses ressources, ses contraintes, sa capacité de production, enfin tout quoi.

Conseil n° 8

Préoccupez vous de quelques sujets qui ne paraissent pas forcément tout de suite essentiels, mais qui peuvent très vite le devenir


Je pense ici aux problématiques de gestion du risque, de gestion de crise, de sécurité, de confidentialité de l’information, de contrôle de gestion... Si votre entreprise prend de l’ampleur, cela devient un vrai sujet : quels sont les principes retenus ? Quelles sont les démarches mises en place ? Comment les bonnes pratiques sont communiquées aux collaborateurs ? Etc. Encore que le contrôle de gestion je vous conseille d’y penser dès le début pour vos projections financières.

Conseil n° 9

Donnez-vous les moyens


Ah! Voilà quelque chose qui veux tout et rien dire à la fois!!! Ce que je veux dire par là, c’est qu’il est important de se donner les moyens...
  • de piloter son activité
  • de gérer ses ressources (humaines, financières, informationnelles, etc.)
  • de rester à l’écoute de son environnement
  • d’être attentif à la déclinaison de sa stratégie

Bref, achetez-vous un livre sur Excel, ça peut aider.

Conseil n° 10

Sachez vous remettre en question et accepter l’échec


C’est comme ça qu'on avance. Lors de ma petite expérience d’entrepreneur, on avait lancé un produit. Je vous fait grâce du détail. Globalement, l’idée était la suivante : on n’avait pas pensé à l’utilisateur final, donc on avait mis en place un produit :
  • Monstrueusement difficile à souscrire
  • Monstrueusement difficile à utiliser
  • Absolument pas compétitif par rapport à la concurrence

MAIS qu’on savait mettre en place. Ah oui, quand même, on avait au moins ça pour nous! Du coup, on s’est remué les méninges, on a cherché à refondre notre offre. On a alors abouti à quelque chose de plus simple, mais toujours à l’ouest par rapport au client. Résultat : des mois de travail perdus. On n’a pas su se dire : “bon, vu où on en est, vu l’offre de la concurrence, autant passer à autre chose”. On aurais du!

Conseil bonus (et oui je suis comme ça moi)

Sachez vous arrêter, faites un break


Monter son entreprise, c’est très excitant, très enrichissant. Mais très stressant. Quand on est salarié, il y a quand même un gros avantage : quand on sort du bureau, on est en mesure de “déconnecter”, de passer à autre chose.
Quand on construit son projet d’entreprise de chez soi... On reste chez soi. On a parfois du mal à passer à autre chose. On bosse jusqu’à 3 heures du matin. On surveille sa boîte mail toute la soirée. On culpabilise de se poser deux secondes devant la télévision. C’est difficile à vivre, pour soi, mais aussi pour celles et ceux qui partagent nos vies... Sachez faire un break.


*

*         *


Voici ces quelques pistes que je pense utile à explorer quand on monte son projet de création d’entreprise. Je n’ai pas la prétention d’avoir tout couvert bien entendu. Après, il ne faut pas oublier qu’on n’est jamais en mesure de tout faire correctement dès le début. L’erreur est inévitable, et quand elle est acceptée, analysée et partagée, on a tous à y gagner.

De la même manière, on n'est pas forcément en mesure de prendre ce recul quand on a “la tête dans le guidon”. Avant d’être embauché pour mon premier poste, j’avais été stagiaire dans l’entreprise où je travaille (dans la même équipe). Après un break de quelques semaines (vacances + processus de recrutement = vacances stressantes sans solde) je suis revenu au travail et j’ai pris conscience de pleins de dysfonctionnements dans nos manières de travailler... Après quelques jours de rush je ne me souviens plus de rien. C’est un peu la même logique quand on monte son entreprise : on est à fond dans ce que l’on fait, et malgré toute la bonne volonté du monde, on n’arrive pas forcément à prendre du recul par rapport à ce que l’on fait.

C’est pour cela qu’il est important de demander un avis extérieur. De remettre en question ce que l’on a mis en place. On ne peut pas tout faire, on ne peut pas penser a tout. On fait ce qu'on peut. MAIS on a pas d'excuse pour ne pas s'être remis en question!

Peut être ces différentes pistes vous aideront. En tout cas, si vous avez le projet de monter votre entreprise, je vous souhaite plein de réussite.

N’hésitez pas à me donner vos points de vue!

MyLongDayAtWork

17 novembre 2011

Mon premier jour

Je n'en suis pas à mon premier jour pour être honnête. J'ai pris mon premier (tout premier!) poste il y a quelques mois déjà, au sein d'une grande entreprise Française que je ne citerai pas. Par contre, c'est le premier jour de ce blog, du coup, ça justifie le titre de ce premier article. (pfiou, c'est bon).

Ce blog donne sans doute l'impression que je suis déjà désabusé de ma vie professionnelle. En fait, pas du tout, je suis plutôt du genre passionné par ce que je fais, et en particulier par les trucs bien bien chiants, du style faire des modélisations de processus, rédiger des procédures que je suis le seul à lire, faire de la programmation sur mon temps libre... Mais comme tout le monde, et en particulier comme pas mal de jeunes diplômés qui découvrent la joie de commencer à travailler leur première année sans congés, il arrive que j'en aie plein le dos. Alors je rumine, j'en fais profiter ma douce et tendre (qui viens tout juste de m'encourager à créer ce blog... tiens donc... ça cache quelque chose), et je rumine encore.
Et depuis quelques semaines, je commence à ruminer de manière un peu plus constructive, en griffonnant sur des bouts de papiers quelques idées sur comment mes journées au travail pourraient mieux se passer. Bon entendons nous bien: il ne s'agit pas ici de vous proposer des moyens de contourner les filtres Internet mis en place par vos chers employeurs pour aller jouer au poker en ligne, mais plutôt vous faire partager mes réflexions sur des problématiques de management, des sujets organisationnels, vu d'un non-manager, simple mortel, qui aime bien lire des livres bien bien chiants (ou pas!) sur ce genre de sujets.

Mais avant de commencer, j'aimerais me présenter un peu plus. Mon nom importe peu, mon âge aussi. Je travaille dans une multinationale, un mastodonte, où il est parfois difficile de trouver sa place et de percevoir l'impact de ses actions. Je suis diplômé d'une école de commerce. Je vais au travail en RER (je m'en sors bien, le supplice ne dure que 15 minutes). Je ne vis pas tout seul. Notre frigo est trop petit, du coup on doit faire les courses tous les soirs (Ô, joie). Je me suis mis à la peinture à l'huile il y a pas longtemps, je ne vous raconte pas l'odeur de l'appartement maintenant...

Sur ces brefs éléments personnels, je vous donne rendez-vous un peu plus tard. Mon souhait serait de pouvoir partager avec vous, chers lecteurs, sur ces petites choses du quotidien au travail qui nous font penser qu'il ne reste plus que x jours avant le week-end.

MyLongDayAtWork